تعلّم كيفية أتمتة عملك وإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل

حقوق الصورة: shutterstock.com/Olivier Le Moal

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

هل شعرت يوماً بالإرهاق من حجم المهام الروتينية والمتكررة التي يتعين عليك القيام بها خلال العمل؟ هل ترغب في قضاء المزيد من الوقت في أداء المهام الإبداعية والاستراتيجية التي تتطلب مهاراتك وخبراتك؟ إذا كان الأمر كذلك، عليك التفكير في أتمتة بعض أعمالك.

ما هي أتمتة المهام؟ ولماذا تُعدُّ مفيدة؟

أتمتة المهام هي عملية تجعل الآلات تؤدي المهام التي تتطلب عادةً تدخلاً بشرياً، مثل إدخال البيانات وإدارة البريد الإلكتروني والجدولة وإعداد الفواتير وما إلى ذلك.

يمكن أن تساعدك أتمتة المهام على توفير الوقت والمال والجهد، فضلاً عن تحسين الأداء والكفاءة. ومن خلال أتمتة بعض أعمالك، يمكنك تحرير مساحتك الذهنية والتركيز على الجوانب الأكثر أهمية في عملك.

اقرأ أيضاً: كيف ستؤثّر الأتمتة في حياتنا؟

ما المهام التي يمكن أتمتتها؟

هناك العديد من المهام التي يمكن أتمتتها، والتي تختلف اعتماداً على مجال عملك ودورك واحتياجاتك. إليك بعض المهام الأكثر شيوعاً التي يمكن أتمتتها:

إدارة البريد الإلكتروني

توفّر بعض أدوات الذكاء الاصطناعي إمكانية تصفية رسائل البريد الإلكتروني وتصنيفها وتحديد أولوياتها والرد عليها تلقائياً، وذلك بناءً على تفضيلاتك وقواعدك. على سبيل المثال، يمكنك استخدام بوت الدردشة جيميناي (Gemini) أو كوبايلوت (CoPilot) لإنشاء ردود واقتراحات سريعة وذات صلة لرسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضاً استخدام أدوات مثل سين بوكس (SaneBox) أو سبارك (Spark) لفرز رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات، مثل الرسائل الإخبارية المهمة والبريد العشوائي وما إلى ذلك.

التدقيق اللغوي والكتابة

يمكنك استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي للتدقيق الإملائي والنحوي ووضع علامات الترقيم في مستنداتك المكتوبة، مثل التقارير والمقالات وما إلى ذلك. على سبيل المثال، يمكنك استخدام غرامرلي (Grammarly) لتحديد الأخطاء وتصحيحها وتحسين المفردات في المستندات المكتوبة باللغة الإنجليزية، ويمكن استخدام أدوات مثل كوبايلوت (CoPilot) لتحسين جودة كتابتك ووضوحها.

تحليل البيانات

يمكنك استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لجمع ومعالجة وتصور وتفسير البيانات من مصادر مختلفة، مثل جداول البيانات وقواعد البيانات والاستطلاعات وما إلى ذلك. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أدوات مثل مايكروسوفت باور بي آي (Microsoft Power BI) لإنشاء لوحات معلومات تفاعلية وتقارير تعرض الرؤى والاتجاهات من بياناتك. يمكنك أيضاً استخدام أدوات مثل جوجل داتا ستوديو (Google Data Studio) لربط البيانات وتحليلها من منصات مختلفة، مثل فيسبوك وتويتر وغيرها.

إنشاء المهام وأتمتتها

هناك منصات تسمح لك بإنشاء المهام وأتمتتها بين الأجهزة والخدمات المختلفة، من أبرز هذه المنصات منصة آي إف تي تي تي (IFTTT)، والتي تُتيح لك إنشاء تطبيقات صغيرة أو عبارات إذا كان هذا فذاك (if this then that)، والتي تشغل الإجراءات بناءً على أحداث أو ظروف معينة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء تطبيق صغير يشغل الأضواء تلقائياً عند وصولك إلى المنزل، أو تطبيق صغير يرسل آخر الأخبار إلى تيليجرام.

مايكروسوفت باور أوتوميت (Microsoft Power Automate)

مايكروسوفت باور أوتوميت عبارة عن خدمة قائمة على السحابة تُتيح لك إنشاء مهام العمل وتشغيلها تلقائياً بين التطبيقات والخدمات المختلفة، سواء داخل نظام مايكروسوفت البيئي أو خارجه. يمكنك استخدام الخدمة لتوصيل البيانات ومزامنة الملفات والحصول على الإشعارات والملاحظات والموافقة على الطلبات والمزيد.

تدعم الخدمة إنشاء نظام عمل مخصص ومتكامل مدعوم بإمكانات الذكاء الاصطناعي، يشمل ذلك القدرة على تحليل المشاعر والتعرّف إلى الصور والنص.

تتمتّع مايكروسوفت باور أوتوميت بواجهة سهلة الاستخدام تُتيح لك إنشاء خطوط البيانات باستخدام القوالب والمشغلات والإجراءات والشروط.

يمكنك أيضاً استخدام برنامج مايكروسوفت باور أوتوميت على حاسوبك الذي يعمل بنظام ويندوز لأتمتة المهام، مثل استخراج البيانات من الويب وإدخال البيانات وإدارة الملفات. باختصار، تساعدك هذه الخدمة على أتمتة عملك وتبسيطه وتحسين كفاءتك وإنتاجيتك.

كيف تستخدم مايكروسوفت باور أوتوميت؟

توفّر لك هذه الصفحة على موقع مايكروسوفت معلومات تفصيلية حول مزايا مايكروسوفت باور أوتوميت وطريقة استخدامه.

هل تتطلب هذه الأدوات خبرة؟

إحدى مزايا استخدام هذه الأدوات أنها مدعومة بالذكاء الاصطناعي، هذا يعني أنها مصممة لتكون سهلة الاستخدام وبديهية، ولا تتطلب أي مهارات برمجية أو تقنية. يمكنك بسهولة إنشاء مهام الأتمتة وتخصيصها باستخدام القوالب وواجهات السحب والإفلات البسيطة. ومع ذلك، إذا كنت تريد معرفة المزيد حول كيفية عمل هذه الأدوات وكيفية تحسينها، فيمكنك إيجاد شروحات تفصيلية حول كل أداة على موقع يوتيوب أو غيره.

هل يجب إبلاغ صاحب العمل باستخدام هذه الأدوات؟

قبل أن تبدأ أتمتة عملك بنفسك، يجب عليك إبلاغ صاحب العمل والحصول على موافقته. وذلك لأن بعض المهام قد تكون حساسة أو سرية أو منظمة، وقد تتطلب الإشراف البشري وتخضع للمساءلة. يجب عليك أيضاً التأكد من أنك لا تنتهك سياسات أو قواعد أو أخلاقيات مؤسستك أو صناعتك. ويجب عليك أيضاً أن تكون شفافاً وصادقاً بشأن مدى أتمتة عملك والغرض منه، وكيفية تأثير ذلك في أدائك وإنتاجيتك.

ما المهام التي يجب ألّا تُؤتمت؟

على الرغم من أن الأتمتة يمكن أن تعزز الكفاءة والإنتاجية بشكلٍ كبير، فإن هناك بعض المهام التي ينبغي ألّا تكون مؤتمتة بالكامل. إليك بعض الاعتبارات:

المهام المعقدة والمهمة

غالباً ما تشتمل المهام المعقدة على فروق دقيقة قد تتجاهلها الأنظمة الآلية. فيما تتطلب القرارات المهمة والاستراتيجية، مثل الاستثمارات الكبرى أو عمليات الدمج أو إعادة الهيكلة التنظيمية، حكماً وخبرة بشرية.

خدمة العملاء

تستفيد خدمة العملاء، خاصة في أثناء تلقي الشكاوى أو في المواقف الحساسة، من التعاطف والتفاهم البشري. لذلك من الأفضل بناء العلاقات مع العملاء وفهم احتياجاتهم من قِبل البشر.

المهام الإبداعية

يعتمد التصميم وإنشاء المحتوى والابتكار على الإبداع البشري. لذلك، لا يمكن أتمتة ذلك بشكلٍ كامل.

حالات الطوارئ وحل المشكلات

تتطلب حالات الطوارئ غير المتوقعة قدرة الإنسان على التكيُّف، ويتطلب حل المشكلات في المواقف الجديدة الإبداع والمرونة التي لا يمكن أن توفّرها الأنظمة الآلية.

ضمان الجودة والاختبار

في حين أن الاختبارات الآلية ذات قيمة، فإن الاختبار اليدوي يضمن الدقة ويكشف عن المشكلات الدقيقة.

التعامل مع البيانات الحساسة

التعامل مع البيانات المهمة والحساسة يجب أن يكون من قِبل البشر.

التواصل بين الأشخاص

تعتمد المفاوضات والوساطة وبناء العلاقات على التفاعل البشري، وتتطلب التعاون الجماعي والذكاء العاطفي.

المسائل القانونية والامتثال

تتطلب الاستشارات القانونية والعقود والامتثال التنظيمي خبرة بشرية، فتفسير القوانين والمبادئ التوجيهية الأخلاقية يقع خارج نطاق الأتمتة.

الترجمة

تمثّل ترجمة اللغة والفروق الثقافية الدقيقة تحدياً للأنظمة الآلية التي لا يمكنها فهم الفكاهة والتعبيرات الاصطلاحية والسخرية.

تذكر أن الأتمتة الناجحة تشمل تحقيق التوازن بين الكفاءة والجودة، وتستفيد بعض المهام من الأتمتة، بينما تحتاج مهام أخرى إلى إشراف البشر.