20 برنامجاً يجب أن يعرفها كل موظف إداري

حقوق الصورة: shutterstock.com/Alexander Supertramp

استمع الى المقالة الآن هذه الخدمة تجريبية

برامج العمل المكتبي عبارة عن أدوات تم تطويرها لمساعدة الأشخاص على العمل بكفاءة وفاعلية أكبر. يمكن استخدام هذه البرامج في مجموعة متنوعة من المهام؛ مثل معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية والبريد الإلكتروني.

بعض هذه البرامج يمكن تثبيته على الحاسوب، في حين يكون بعضها الآخر عبارة عن تطبيقات ويب، أي برامج يمكن تشغيلها على متصفح الويب دون الحاجة إلى تثبيتها على الحاسوب.

في هذا المقال، سنقدّم لك شرحاً مختصراً لـ 20 من أهم البرامج التي يستخدمها الموظفون في أعمالهم المكتبية والإدارية. إذا كنت ترغب بالاستفادة من هذه البرامج في عملك ولا تعرف طريقة استخدامها، ستجد على يوتيوب الكثير من الدروس التعليمية المجانية باللغة العربية وغيرها من اللغات.

ما هو العمل الإداري؟

العمل الإداري هو مصطلح واسع يشير إلى مجموعة من المهام المختلفة التي يقوم بها الموظف خلال عمله، يمكن أن تشمل هذه المهام ما يلي:

التواصل: مثل الرد على المكالمات الهاتفية وإرسال رسائل البريد الإلكتروني وتبادل المعلومات مع الموظفين أو العملاء.
الجدولة: تحديد مواعيد الاجتماعات والأحداث والسفر والمواعيد الأخرى الخاصة بالشركة.
الإعداد: الذي يتضمن تدريب وتوجيه الموظفين الجدد.
إدخال البيانات: يتضمن ذلك إدخال المعلومات وتحديثها والتحقق منها في قواعد البيانات أو جداول البيانات أو غيرها من الأنظمة.
إعداد التقارير: يتضمن ذلك إنشاء وتحرير وتقديم التقارير والمخططات والرسوم البيانية لأغراض مختلفة.

ليس هناك نوع واحد من الموظفين الذين يقومون بمهام العمل الإداري، ولا يتطلب إتمام هذه المهام تعلم برامج الحاسوب فقط، بل يحتاج الموظف إلى امتلاك مجموعة من المهارات، مثل التنظيم والتواصل الفعّال وإدارة الوقت وحل المشكلات.

برامج العمل الإداري

فيما يلي 20 برنامجاً تُستخدم على نطاق واسع من قِبل الموظفين الإداريين حول العالم:

مايكروسوفت 365

مايكروسوفت 365 (Microsoft 365) عبارة عن مجموعة من البرامج التي يمكن أن تساعدك في مختلف المهام المتعلقة بإنشاء المستندات وتحليل البيانات والعروض التقديمية، بعض البرامج الأكثر شعبية في مايكروسوفت 365 هي:

1. مايكروسوفت وورد (Microsoft Word)

معالج نصوص يسمح بإنشاء مستندات نصية وتحريرها، مثل الرسائل والتقارير والسير الذاتية والرسائل الإخبارية.

2. مايكروسوفت إكسل (Microsoft Excel)

برنامج جداول بيانات يسمح لك بتنظيم ومعالجة البيانات الرقمية، مثل الميزانيات والمبيعات والمخزون والإحصاءات، يمكن أيضاً استخدامه لإجراء العمليات الحسابية وإنشاء المخططات والرسوم البيانية.

3. مايكروسوفت باوربوينت (Microsoft PowerPoint)

برنامج عروض تقديمية يسمح بإنشاء وتقديم عروض شرائح يمكن أن تتضمن نصوصاً وصوراً وأصواتاً وفيديوهات ورسوماً متحركة. يمكنك أيضاً استخدامه لإضافة انتقالات وتأثيرات وملاحظات إلى الشرائح.

جوجل وورك سبيس Google Workspace

جوجل وورك سبيس (Google Workspace) عبارة عن مجموعة من برامج الإنتاجية والتعاون المستندة إلى السحابة، وهي تتضمن مجموعة متنوعة من البرامج والأدوات التي طوّرتها شركة جوجل. فيما يلي أشهرها:

4. جوجل كالندر (Google Calendar)

خدمة تقويم تُتيح لك تتبع الأحداث والمواعيد. يمكنك استخدامها لإنشاء الأحداث وتعديلها ودعوة الآخرين وعرض تقاويم متعددة ومزامنتها بين الأجهزة المختلفة.

5. جوجل دوكس (Google Docs)

معالج نصوص يسمح بإنشاء مستندات نصية وتحريرها. يمكنك استخدامه للتعاون مع الآخرين في الوقت الفعلي وإضافة التعليقات والاقتراحات.

6. جوجل شيتس (Google Sheets)

برنامج جداول بيانات يسمح لك بتنظيم البيانات الرقمية ومعالجتها. يمكنك استخدامه لإجراء العمليات الحسابية وإنشاء المخططات والرسوم البيانية وتطبيق الصيغ والدالات.

7. جوجل سلايدز (Google Slides)

برنامج عرض تقديمي يسمح لك بإنشاء وتقديم عروض تقديمية. يمكنك استخدامه لإضافة نصوص وصور وصوت وفيديو ورسوم متحركة إلى الشرائح، ويمكنك أيضاً استخدامه للتعاون مع الآخرين في الوقت الفعلي وإضافة التعليقات والاقتراحات والوصول إلى القوالب المجانية.

البريد الإلكتروني

8. بريد جيميل (Gmail)

ربما لا تكون هناك حاجة إلى شرح عندما يتعلق الأمر ببريد جيميل، فهي خدمة البريد الإلكتروني من جوجل التي يستخدمها أكثر من 1.8 مليار مستخدم حول العالم. تتضمن بعض ميزاتها واجهة سهلة الاستخدام، وإمكانية جدولة رسائل البريد الإلكتروني، ومترجم مدمج، بالإضافة إلى المدقق الإملائي والاقتراحات التلقائية التي ستمنحك مهارات اتصال قوية.

9. بريد أوتلوك (Outlook)

خدمة البريد الإلكتروني التي توفّرها شركة مايكروسوفت، تُتيح لك كل مزايا البريد الإلكتروني، بالإضافة إلى التقويم وإدارة المهام وإدارة جهات الاتصال وتدوين الملاحظات.

يمكن تخصيص واجهة بريد أوتلوك لتناسب احتياجاتك أو احتياجات الشركة التي تعمل بها، وهي خدمة بريد مثالية للشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين.

اجتماعات الفيديو

تُتيح لك هذه البرامج إجراء اجتماعات عبر الإنترنت مع الآخرين، ويمكن أن يساعدك ذلك على التواصل والتعاون مع فريقك وعملائك وشركائك وأصحاب المصلحة من أي مكان. يمكن أن يوفّر برنامج اجتماعات الفيديو أيضاً ميزات متنوعة، مثل مشاركة الشاشة والدردشة وتسجيل الاجتماعات والسبورة البيضاء وغيرها.

10. زووم (Zoom)

برنامج اجتماعات شائع يوفّر واجهة بسيطة وسهلة الاستخدام، يمكنك استخدامه لاستضافة اجتماعات أو الانضمام إليها مع ما يصل إلى 100 مشارك لمدة تصل إلى 40 دقيقة مجاناً، أو الترقية إلى خطة مدفوعة لمزيد من الميزات. يمكنك أيضاً استخدامه لمشاركة شاشتك، كما يمكن استخدام الخلفيات والفلاتر، والوصول إلى خدمات النسخ والترجمة.

11. جوجل ميت (Google Meet)

خدمة اجتماعات فيديو مجانية تُتيح لك إجراء اجتماعات عبر الإنترنت مع الآخرين، يمكنك استخدامها للتواصل مع العملاء والزملاء ومشاركة شاشتك وتسجيل الجلسات والمزيد.

12. سكايب (Skype)

أفضل خيار لمَن يرغب في إجراء مكالمات فيديو مجانية مع أي شخص، يمكنك استخدام سكايب لاستضافة اجتماعات أو الانضمام إليها مع ما يصل إلى 50 مشاركاً، يمكنك أيضاً مشاركة شاشتك وملفاتك، واستخدام الترجمة الفورية والرموز التعبيرية.

التخزين السحابي

تسمح لك خدمات التخزين السحابي بتخزين ملفاتك والوصول إليها عبر الإنترنت، بالإضافة إلى مزامنتها ومشاركتها عبر أجهزة ومنصات مختلفة. تختلف كل خدمة من حيث الميزات والتسعير والأمان والتوافق. فيما يلي مقارنة بين أشهر خدمات التخزين السحابي:

12. جوجل درايف (Google Drive)

خدمة تخزين سحابي من شركة جوجل، تُتيح لك 15 غيغا بايت من مساحة التخزين المجانية وما يصل إلى 30 تيرا بايت من مساحة التخزين المدفوعة.

14. مايكروسوفت ون درايف (Microsoft OneDrive)

خدمة تخزين سحابي تمنحك سعة تخزينية مجانية تبلغ 5 غيغا بايت وما يصل إلى 6 تيرا بايت من مساحة التخزين المدفوعة (كجزء من اشتراك مايكروسوفت 365).

15. دروب بوكس (Dropbox)

خدمة تخزين سحابي تركّز على البساطة والموثوقية، وتُتيح لك الحصول على 2 غيغا بايت من مساحة التخزين المجانية وما يصل إلى 3 تيرا بايت من مساحة التخزين المدفوعة.

برامج إدارة المشاريع والإنتاجية

16. سلاك (Slack)

منصة تواصل تُتيح للفرق إرسال رسائل مباشرة وإنشاء غرف دردشة ومشاركة الملفات فيما بينهم، وهي مفيدة جداً للفرق البعيدة عن بعضها لأنها تسهل التعاون لتنفيذ مشاريع محددة.

توفر سلاك إصداراً مجانياً بالإضافة إلى الإصدارات المدفوعة، والتي توفّر خيارات أمان وتسجيل دخول أفضل وغيرها من المزايا.

17. أسانا (Asana)

أداة رائعة لإدارة المشاريع تسمح لك بتتبع العمل والتأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية وتنسيق العمل بين أفراد الفريق وتعيين المهام والمواعيد النهائية ومتابعتها.

هناك نسخة مجانية متاحة للشركات الصغيرة تُتيح التعاون بين 15 شخصاً، إذا كان عدد أفراد الفريق أكبر، يجب الاشتراك في النسخة المدفوعة.

18. إيفرنوت (Evernote)

اكتسب إيفرنوت شعبية كبيرة في السنوات الماضية، يُتيح البرنامج تنظيم الأفكار والمعلومات وتدوين الملاحظات وإدارة المهام والملاحظات بأبسط طريقة ممكنة.

تتمثل إحدى أفضل ميزات إيفرنوت في أنه لا يدعم فقط النص، بل أيضاً الصور ومقاطع الفيديو والتسجيلات الصوتية، وهو مناسب للاستخدام الفردي وللفرق على حد سواء، ويوفّر إصدارات مختلفة تناسب الاحتياجات المختلفة، بما في ذلك إصدار مجاني.

19. مونداي دوت كوم (Monday.com)

برنامج قائم على السحابة يسمح بإدارة العمل الجماعي وإنشاء مهام العمل والأتمتة وتوزيع المهام وتتبع المواعيد النهائية وتسهيل التعاون بين أفراد الفريق.

قد يبدو موقع مونداي دوت كوم معقداً في البداية لأنه يتضمن مجموعة كبيرة من الخيارات، لكنه في الواقع سهل الاستخدام للغاية.

يوفّر الموقع خطة مجانية، بالإضافة إلى أربع خطط أخرى بأسعار وميزات مختلفة تناسب مختلف أنواع الشركات.

20. تريلو (Trello)

أصبح تريلو الأداة المفضّلة للفرق الصغيرة وأصحاب الأعمال الحرة عندما يتعلق الأمر بتنظيم المشاريع في قوائم وبطاقات ومشاركتها مع أعضاء الفريق. تُتيح لك هذه الأداة المستندة إلى السحابة إنشاء قوائم وتنظيم وترتيب أولويات المهام وتوزيعها على أفراد الفريق.

يتوفر إصدار مجاني من تريلو يُتيح مزايا كثيرة تناسب الشركات، بالإضافة إلى إصدار مدفوع بمزايا أخرى.